Mempersiapkan Presentasi dengan Baik

Sebelum kita melangkah lebih jauh tentang cara penggunaan Powerpoint, alangkah baiknya apabila kita mengetahui dulu dasar-dasar Presentasi. Hal ini untuk menghindari kesalahan-kesalahan dasar yang sering ditemui dalam membuat sebuah presentasi, bahkan oleh seorang professional sekalipun.

Langkah 1 - Merencanakan Presentasi Anda

Dalam membuat presentasi , berpikirlah layaknya seorang reporter dan coba menjawab pertanyaan "Siapa, Apa, Kenapa, Bagaimana dan Dimana."

1. Siapa yang akan hadir dan berapa banyak ?
Apakah isi dari presentasi anda dan pilih alat peraga apa agar memenuhi kebutuhan dari grup anda. Alat peraga harus terlihat nyata bagi semua orang.
2. Apa tujuan dari presentasi anda?
Apakah untuk menjelaskan suatu rencana kerja atau ada suatu projek yang perlu dibahas ? apa untuk menjelaskan kepada orang apa yg harus dilakukan-dan bagaimana, atau untuk melaporkan apa yg telah dilakukan dan dikerjakan; atau ingin mengeluarkan suatu ide; atau akan menjelaskan dan memecahkan masalah; apa untuk mendapatkan konsensus utk sebuah keputusan; atau untuk melakukan latihan; atau untuk memberikan motifasi.
3. Kenapa mereka ada disana?
Apakah kemauan hadirin? Apakah setiap saat setiap orang menghadiri pertemuan tersebut. Apakah mereka akan bertanya "Apa pentingnya pertemuan ini bagi saya?". Pastikan anda bisa menjawab pertanyaan tsb.
4. Infomasi apakah yang dibutuhkan untuk menunjang tujuan anda?
Bagaimana anda menyajikannya? Pastikan point-point anda padat, jelas dan dapat dimengerti oleh peserta dan hadirin. Pergunakan visualisasi utk menjelaskan dan memperkuat pesan anda.
5. Dimana tempat pelaksanaannya?.
Ruangan presentasi yg digunakan akan berdampak pada bagaimana anda menyajikan presentasi. Akankah anda memerlukan sebuah proyektor atau dapatkah anda menggunakan flip marts? Akankah anda membutuhkan mikrofon atau podium

Langkah 2 - Persiapan materi Presentasi

Setelah anda mengetahui apa, siapa dan dimana nantinya presentasi akan dilakukan, langkah berikutnya adalah mempersiapkan materi presentasi. Untuk itu beberapa tips dibawah ini dapat membantu mempercepat anda didalam persiapan tersebut:

Kumpulkan materi-materi yang relevan. Materi tersebut bisa anda dapatkan dari buku, video, internet dan sebagainya. Kumpulkan materi tersebut dalam satu folder apabila berbentuk file, sehingga nantinya anda akan mudah mencarinya.

Baca keseluruhan materi tersebut secara global untuk mendapatkan pokok pikiran utama.

Buat sebuah outline dari presentasi yang akan dilakukan.Misalkan saya akan membuat presentasi tentang Produk Minuman Kesehatan A, maka outline yang saya buat mungkin berupa :

1. Pentingnya Kesehatan. Point ini akan menggambarkan bagaimana orang sehat dibandingkan dengan orang sakit. Lebih baik dilengkapi dengan gambar.
2. Bagaimana Agar tetap sehat. Berisi anjuran tenaga kesehatan tentang menjaga kesehatan maupun jurnal kesehatan yang mendukung minuman A.
3. Mulailah menjelaskan tentang minuman A, lalu tunjukkan bahwa minuman A sesuai dengan apa yang ditunjukkan di dua langkah sebelumnya.

Setelah Outline jadi, anda tinggal memecah outline tadi menjadi beberapa sub.

1. Pentingnya kesehatan (keuntungan orang sehat, ciri-ciri orang sehat, kerugian orang sakit, dan sebagainya).
2. Bagaimana Agar tetap Sehat (anjuran Dokter, hasil penelitian dan sebagainya)
   Minuman A (Keuntungan minum minuman A, Bukti-bukti, testimonial dan sebagainya)

Selanjutnya, tambah dengan Pembukaan dan penutup. Penutup berisi kesimpulan dan hal-hal lain yang perlu ditekankan dalam akhir presentasi.

Format presentasi.

Format presentasi selalu terdiri dari 3 hal, yaitu pembukaan, isi dan penutup. Pembukaan pembukaan akan menarik perhatian hadirin dan mengantarnya ke topik presentasi.

Kemudian body/isi, yang mana mempunyai poin terpenting. Tiap poinnya bermula dari suatu pernyataan fakta yg diikuti dgn materi pembantu.

Presentasi diakhiri dengan closing/penutupan yg terdiri dari kesimpulan, dan panggilan utk beraksi/amanat.

Dalam menyajikan presentasi, penjadwalan/pembagian waktu yg ideal adalah:

• Pembukaan - 10 -20 %
• Isi - 65 -75 %
• Penutupan - 10 -20 %

Presentasi boleh ditambah dengan gambar-gambar yang mendukung pemahaman materi, namun gambar tidak boleh mengaburkan pesan utama yang akan disampaikan. Pergunakan efek suara seperlunya saja. Jangan menambah presentasi dengan efek suara yang mengejutkan.

Tips untuk kesuksesan presentasi:

• Rencanakan waktu anda.
• Buat agar poin anda jelas.
• Bicara dengan jelas.
• Pergunakan alat peraga atau gambaran yg dapat diterima semua orang.
• Berakhir dengan tepat waktu.
• Latihan, latihan dan Latihan.

Membangun kepercayaan diri

Ketakutan/demam panggung adalah wajar, ini menunjukan betapa pentingnya presentasi tsb bagi anda,dan lakukanlah semaksimal mungkin.

Mengetahui seberapa jauh anda menguasai waktu akan membuat anda percaya diri. Berlatihlah sampai anda merasa yakin/nyaman dgn kemampuan anda.

Inilah beberapa tips tambahan dalam bagaimana mengontrol rasa takut/nervous:

1. Menyadari bahwa semua orang menginnginkan anda agar berhasil. Maka bersikaplah tenang, ambil napas dalam-dalam. Ketika kita nervous, kita akan bernapas dengan sesak. Jika anda berkonsentrasi dgn napas yg dalam, anda akan mendapat cukup udara dan mengatasi panik.
2. Aturlah sebaik mungkin postur tubuh anda. Kita akan mempunyai lebih banyak kekuatan dan energi ketika tubuh tegak dan berat yg seimbang diatas kaki kita. Konsentrasi pada pesan, bukan pd bagaimana anda dapat melewati.
3. Pergunakan kontak mata. Ini akan membantu peserta anda mengetahui bahwa anda sedang berbicara dengan anda, bukan pada mereka.
4. Cari muka/wajah yang suportif dan tatap mata mereka. Merasa nervous akibat dari sesuatu yg positif. Janganlah minta maaf. Lupakan kesempurnaan. Belajarlah menertawakan diri anda sendiri.
5. Masalah-masalah yang terjadi/muncul selama presentasi anggap saja sesuatu yang lucu misalkan peralatan anda tidak berfungsi, kekeliruan anda, anda mendapati segumpalan odol/pasta gigi dibaju anda dst..
6. Buatlah humor ( bukan lelucon ), sesuatu yg lucu yg terjadi dlm perjalanan menuju ruang pertemuan. Pergunakan cerita pendek yg lucu utk membawakan data statistik, fakta-fakta dan tunjukkan bahwa data tersebut perlu utk dibawa pulang oleh mereka.

Sesi Tanya Jawab

Sering di akhir sesi presentasi ada sesi tanya jawab. Untuk itu selalu-lah mempersiapkan sesi ini dengan baik, dengan cara :

• Memprediksi pertanyaan pendengar, dan mencari jawabannya satu malam sebelum presentasi.
• Presentasi di depan teman sendiri, untuk mendapatkan umpan balik dari mereka.
• Membuat Daftar Isi di bagian awal presentasi, agar navigasi menjadi mudah.

Kesimpulan

Untuk mempersiapkan presentasi, anda harus:

1. Mengetahui Audiensnya.
2. Selalu sederhanakan presentasinya.
3. Tetaplah fokus pada point yang akan disampaikan.
4. Percaya dengan diri sendiri dan presentasi yang disampaikan.

Apabila anda memandang bahwa setiap presentasi yang anda bawakan merupakan kesempatan lain untuk meningkatkan kualitas pribadi, maka presentasi tersebut dapat menjadi aspek yang paling berharga dalam diri anda.

Semoga bermanfaat.